Suomen Luonnonsuojelun Säätiön (jäljempänä Säätiö) tietosuojaseloste

Laadittu 25.5.2018, päivitetty 24.4.2020

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Luonnonsuojelun Säätiö sr

Naturskyddstiftelsen i Finland sr

Osoite: c/o Suomen luonnonsuojeluliitto ry

Itälahdenkatu 22 b A, 00210 HELSINKI

Puhelin: 040 527 5212

Sähköposti: sl-saatio@sll.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Asiamies Tarja Ketola

3. Rekisterin nimi

3.1  Apurahanhakijarekisteri

3.2  Apurahansaajarekisteri (sis. käyttöselvitykset)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin tarkoitus

Apurahanhakijarekisteri: Säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri on apurahapäätösten tekemistä, tilastointia ja Säätiön historiatietoja varten.

Apurahansaajarekisteri: Myönnettyjen apurahojen maksamista, maksamisen seurantaa ja verottajalle tehtäviä apurahojen maksuilmoituksia varten.

5. Käsittelyprosessi

Säätiön apurahanhakija- ja apurahansaajarekisteriä säilytetään niiden käyttötarkoituksen toteutumisen ajan. Henkilötietoja käsitellään apurahahakemusten ja apurahamyöntöjen kannalta vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä.

Säätiön apurahanhakijat ja apurahansaajat katsotaan Säätiön asiakkaiksi, joten Säätiö voi käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.

Tietoja tallennetaan Google Driveen säätiön Google-tilille.

Sähköiseen järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään valvotusti ja käyttöoikeus on nimetyillä henkilöillä. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa.

Apurahanhakijat voivat tallettaa tietoja järjestelmään Google-lomakkeen avulla.

Pääsy sähköisesti tallennettuihin tietoihin on Säätiön hallituksen jäsenillä, asiamiehellä ja Suomen luonnonsuojeluliiton it-vastaavalla. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa.

6. Rekisterien tietosisältö

Apurahanhakijarekisteri: hakijan tai yhteyshenkilön (mikäli hakija on yhdistys, muu yhteisö tai työryhmä) nimi, oppiarvo tai asema, osoite, puhelinnumero, sähköposti-osoite, tiedot tutkimuksesta tai hankkeesta (mm. hankkeen nimi, suorituspaikka, tieteenala ja tyyppi), haettu summa ja käyttötarkoitus, aikaisemmat apurahat sekä vireillä olevat apurahahakemukset, hakemuksen liitteet (mm. hankesuunnitelma ja -budjetti, hakijan ansioluettelo ja/tai portfolio, tutkintotodistus, yhteisön toimintakertomus)

Apurahansaajarekisteri: Edellisten tietojen lisäksi hakijan henkilötunnus, yhteisön Y-tunnus, pankkitilin numero, apurahan myöntöpäivä ja summa, apurahan käyttötarkoitus ja maksamistiedot.

Tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella.

Säilytysajat: Niiden apurahanhakijoiden, joille ei ole myönnetty apurahaa, tiedot säilytetään hakuvuoden loppuun saakka, jolloin tiedot poistetaan. Apurahansaajien tiedot säilytetään kymmenen vuotta apurahan käytöstä saadun raportin jälkeen. Apurahansaajan nimi, myönnetty summa ja apurahan käyttötarkoitus säilytetään ikuisesti, samoin saadut raportit apurahan käytöstä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Apurahansaajien tiedot luovutetaan Verohallinnolle Säätiön lakisääteisten velvollisuuksien mukaisesti. Hakemuksen tietoja voidaan luovuttaa myös toisille säätiöille päällekkäisten apurahojen myöntämisen välttämiseksi.

Apurahahakemuksia käsittelevät Säätiön hallituksen jäsenet ja asiamies.

Myönnettyjen apurahojen tiedot julkaistaan Säätiön verkkosivuilla http://www.luonnonsuojelunsaatio.fi.

8. Rekisterien suojauksen periaatteet

• Manuaalisen aineiston säilytyspaikka ja suojaaminen: Aineisto säilytetään lukituissa tiloissa Säätiön osoitteessa: Itälahdenkatu 22 b A, 00210 Helsinki.
• Sähköisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, joihin on pääsy vain salatulla yhteydellä tunnuksen ja salasana avulla.

Apurahanhakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu salatulla yhteydellä tunnuksen ja salasana avulla.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Säätiön rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus Säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamiseen. Tiedon korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Säätiö antaa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle tiedon, mihin toimenpiteisiin pyynnön johdosta on ryhdytty.

11. Hyväksyminen henkilötietojen käyttöön

Kirjautumalla Säätiön apurahanhakijarekisteriin hyväksyn henkilötietojeni käytön kuten edellä mainituissa 1–10 kohdissa on esitetty.